HISTÓRIAS DE NOSSOS CLIENTES

Solução em nuvem melhora a troca de informações entre os colaboradores e a confiabilidade nos serviços prestados.

A Cigás, Companhia de Gás do Amazonas, é uma concessionária de serviços públicos que atua na distribuição e comercialização de Gás Natural para os mais diversos segmentos, como termoelétrico, comercial, industrial, GNV (gás natural veicular), cogeração e residencial. Operando desde 2010, a companhia tem mais de 110 quilômetros de rede de distribuição espalhados por Manaus e 701 unidades consumidoras contratadas. Utilizando uma solução de mensageria com poucas funcionalidades de colaboração e baixa disponibilidade de serviço, a Cigás, com o apoio da Brasoftware, um dos maiores parceiros da Microsoft do Brasil, adotou, em todas as áreas da empresa, o Office 365 visando melhorar a comunicação interna, troca de informações entre os colaboradores e confiabilidade nos serviços prestados. A opção por esta solução em nuvem deu-se pela facilidade em aumentar ou diminuir a quantidade de serviços consumidos, acompanhando, assim, o negócio da empresa.

“A utilização das soluções do Office 365 nos trouxe grandes benefícios como a disponibilidade do serviço, interface exatamente igual entre webmail e Outlook nos computadores, aplicativo de armazenamento em nuvem com capacidade de 1 Terabyte de espaço no OneDrive, ferramentas de auditoria de envio dos e-mails, entre outros” comenta Maurício Sampaio, Gerente de TI da Cigás. Sampaio ainda observa que o grande poder da ferramenta é a alta disponibilidade e a colaboração que atende às demandas de qualquer empresa que preza pela velocidade no atendimento. “Executivos em trânsito podem ter a certeza que irão sempre ter suas informações de e-mail e calendário na mão. E caso seja necessário, até editar e-mails ou arquivos em Excel pelo celular”, ressalta Sampaio.

Um dos desafios neste projeto foi a migração das caixas de e-mail acima de 10 gigabytes para o Office 365. Foi necessário fazer go live da nova plataforma, deixando os usuários acessando os novos e-mails e migrando aos poucos, simultaneamente, os antigos. “O processo foi desafiador, pois mexeu com uma das principais ferramentas de comunicação utilizadas na empresa para falarmos com os clientes, fornecedores e entre nós mesmos”, complementa Sampaio.

Outra adversidade contornada durante o projeto está em relação à pouca infraestrutura de rede na cidade. “A questão da internet deficitária da região não teve impacto na migração dos dados para nuvem. Hoje, os usuários têm acesso 100% a todas as funcionalidades do Office 365, e ganharam novos recursos como maior capacidade de armazenamento, novas formas de se comunicarem e trabalharem em time”, explica Alexandre Vilanova, Executivo de Contas e Parceiros da Brasoftware.

Mais de 120 colaboradores foram beneficiados com a implementação do Office 365. Com a consultoria da Brasoftware, foram feitos workshops de Dicas e Truques para envolver os usuários na utilização da ferramenta, capacitação dos profissionais da empresa, apresentação dos benefícios que esta solução pode proporcionar e como a companhia pode crescer ainda mais utilizando os recursos que a nuvem pode agregar, como os das plataformas da Microsoft. “Periodicamente contamos com um especialista da Brasoftware para realização de workshops onde sempre descobrimos novas maneiras de realizar nossas tarefas do dia a dia”, explica Sampaio.

Após os resultados com a implantação do Office 365, a companhia está com um projeto piloto da ferramenta de Business Inteligence da Microsoft, o Power BI. A solução foi integrada ao sistema gerencial, viabilizando a construção de dashboards para controlar as despesas operacionais e investimentos realizados pela empresa. A Cigás pretende ampliar este projeto e levar o Power BI para os outros setores com o intuito de ajudar na tomada de decisão de negócios.

A implementação da plataforma de compartilhamento e gerenciamento de conteúdo entre equipes de trabalho contou com o apoio da Brasoftware; intranet será utilizada por servidores da CGU de todo o Brasil.

A partir de setembro, mais de 2,5 mil servidores e colaboradores da Controladoria-Geral da União (CGU) – órgão do Governo Federal responsável pela defesa do patrimônio público e combate à corrupção – localizados no distrito federal e nos 26 estados do País, passarão a usar a plataforma SharePoint Online da Microsoft como intranet e principal ferramenta de comunicação interna.

Com a adoção, que contou com o apoio da Brasoftware – uma das maiores e mais tradicionais parceiras da Microsoft no Brasil – no processo de implementação, o órgão tem o intuito de aprimorar o processo de compartilhamento e gerenciamento de conteúdo interno, tornar a intranet mais dinâmica e intuitiva, além de facilitar o trabalho e aumentar a colaboração entre os usuários.

Na nuvem
Como a ferramenta está na nuvem, a TI da CGU não precisará manter servidores disponíveis para suportar a intranet ou se preocupar com algum problema que a deixe fora do ar. “A TI teve um grande benefício com a mudança. Não precisamos mais nos preocupar com investimentos ou manutenção da infraestrutura de TI que era dedicada à plataforma antiga de intranet”, explica Denis Francis, chefe do serviço de prospecção de soluções da CGU.

A ferramenta, que promove o trabalho em equipe, foi escolhida por já fazer parte do pacote Microsoft Office 365 utilizado pela CGU. “Antes da implementação da nova tecnologia, era usado um software livre que, apesar de ter bastante conteúdo e informação, estava desatualizado e defasado. A Ascom, assessoria de comunicação social do órgão, visando modernizar e melhorar o ambiente da intranet, solicitou a troca da plataforma. Como o SharePoint atende a todas as necessidades e tem a vantagem de já ser integrado com os outros serviços da Microsoft como Word, Excel e Power Point, optamos por essa ferramenta”, explica Francis.

Um dos pontos principais para a mudança era tornar a intranet mais acessível tanto para os colaboradores quanto para quem gera conteúdo na plataforma. “O SharePoint é mais intuitivo tornando a criação de conteúdo, incorporação de fotos, vídeos e notícias mais fácil. Mesmo quem não é da área de TI ou comunicação, consegue trabalhar com a ferramenta”, conta Guilherme Fortuna, chefe da Ascom.

O projeto é uma evolução da utilização das soluções Microsoft na CGU. A busca por uma comunicação mais eficiente e unificada foi o que permeou as ações da Brasoftware e da Microsoft no órgão. “Realizamos diversas oficinas de capacitação com dicas e truques, e melhores práticas de adoção. O engajamento dos colaboradores sempre foi positivo, fazendo com que buscássemos inovações para aprimorar o trabalho. Após conversa com a equipe da Ascom, sobre o uso do SharePoint para conteúdo de intranet, apresentamos outros casos de uso, que a Brasoftware já havia realizado utilizando esta tecnologia, e a proposta foi aceita, incrementando a jornada de transformação digital da CGU”, conta Teófilo Machado, gerente de solução da Brasoftware.

Com mais de 30 anos de história, a Brasoftware auxiliou no treinamento das mais de 20 áreas da CGU que utiliza a plataforma. “Contamos com o apoio da equipe da Brasoftware no treinamento das diversas áreas que compõem a CGU como: RH, TI e compras, e nas adaptações de conteúdo para a nova realidade”, afirma Guilherme Fortuna, explicando que “após a conclusão do projeto, espera-se que haja uma diminuição no tempo gasto com a incorporação de conteúdos e criação de seções na plataforma. Cada departamento terá um local para dar visibilidade a seus projetos, permitindo uma colaboração maior dentro do órgão e gerando uma comunicação mais efetiva”, conclui Fortuna.

O MP é o primeiro órgão judicial do estado a migrar seus e-mails para a nuvem. No total, 8 mil contas foram migradas para o Microsoft Office 365 nas 450 unidades do Estado.

A Brasoftware foi responsável pelo projeto, que contou com a disponibilização do licenciamento e apoio técnico durante a migração, além de trazer garantias de segurança.

O Ministério Público do Estado de São Paulo acaba de migrar as contas de e-mail de todos os servidores públicos para o Microsoft Office 365, totalizando mais de 8 mil contas migradas nas 450 unidades do estado, em um prazo de quatro meses. A migração se deve principalmente às dificuldades que o órgão enfrentava com a disponibilização de espaço nas caixas postais, tornando o Ministério Público o primeiro órgão judicial do estado a migrar para a nuvem. A Brasoftware foi a responsável pela implementação e licenciamento, garantindo maior segurança e conectividade.

“Com a migração, o MP conquistou ganhos como maior capacidade de armazenamento na caixa postal e disponibilidade de conexão de qualquer lugar e dispositivo, além da habilitação de serviços de videoconferência em larga escala por meio do Skype Broadcast, extremamente necessários para a transmissão de eventos em massa para até 10 mil pessoas conectadas simultaneamente”, afirma Guilherme Taliba, Gerente de Soluções da Brasoftware. “A solução facilita o dia a dia da Promotoria, permitindo ao usuário acessar informações a partir do computador institucional ou pessoal e, até mesmo de dispositivos móveis como celulares e tablets. A nuvem vem com essa proposta de colaboração, mobilidade e integração. Agora, com o Skype, por exemplo, quebramos a barreira da distância e os funcionários conseguem se comunicar por chat e webconferência com qualquer outra Promotoria do Estado de São Paulo, gerando ganho de produtividade, agilidade e redução de custos com deslocamentos”, conta Láercio Carrasco, CIO do MP.

Além disso, o MP preocupou-se em capacitar os usuários após a migração, organizando um trabalho conjunto com a área de comunicação. “Trabalhamos de forma sincronizada. Selecionávamos uma quantidade específica de usuários. Uma semana antes da migração, a comunicação encaminhava um e-mail informando ao usuário que ele seria migrado, passando todas as diretrizes e links para o novo acesso ao seu e-mail. Também montamos workshops em todas as 16 unidades regionais do Ministério Público no Estado de São Paulo”, informa Laércio.